1. Informacje ogólne i Administrator Danych

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przekazywanych przez Użytkowników w związku z korzystaniem z serwisu internetowego LOTA Outdoor Systems pod adresem https://lota-outdoor.pl (oraz domenami powiązanymi).

Administratorem Danych Osobowych (w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r., dalej: RODO) jest:

LOTA Outdoor Systems Krystian Lotawiec

Adres siedziby: ul. Szkolna 50, 43-225 Wola (gm. Miedźna, pow. pszczyński, woj. śląskie)

NIP: 6381868051

REGON: 545180968

E-mail: lotaoutdoorsystems@gmail.com

Telefon: +48 785 208 279

2. Cele, podstawy prawne i okres przetwarzania danych

Przetwarzamy Twoje dane osobowe w następujących celach:

A. Obsługa zapytań ofertowych i kontakt poprzez formularz, telefon lub WhatsApp

Zakres danych: Imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, miejscowość realizacji, rodzaj produktu/konstrukcji, treść zapytania oraz opcjonalnie załączone zdjęcia lub pliki poglądowe.
Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy, tj. przygotowanie wstępnej wyceny i oferty) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na bieżącej obsłudze korespondencji i budowaniu relacji z klientami).
Okres przechowywania: Przez czas niezbędny do przygotowania oferty i prowadzenia ustaleń, a w przypadku nawiązania współpracy – przez okres realizacji umowy oraz wymagany przepisami prawa podatkowego i terminami przedawnienia roszczeń.

B. Pomiary terenowe, przygotowanie projektu technicznego i realizacja montażu

Zakres danych: Dokładny adres planowanego montażu, dane do faktury, specyfikacja techniczna konstrukcji.
Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wypełnienie obowiązków prawnych, w tym księgowo-podatkowych).
Okres przechowywania: 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (zgodnie z przepisami prawa podatkowego).

C. Dochodzenie lub obrona przed ewentualnymi roszczeniami

Podstawa prawna: Art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora).
Okres przechowywania: Do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikających z przepisów Kodeksu cywilnego.

3. Dobrowolność podania danych i konsekwencje niepodania

Zgodnie z art. 13 ust. 2 lit. e RODO informujemy, że:

Formularz wyceny i kontakt bezpośredni: Podanie danych osobowych (imię, telefon, e-mail, miejscowość) w formularzu kontaktowym lub telefonicznie jest w pełni dobrowolne, lecz niezbędne do przygotowania bezpłatnej wyceny, kalkulacji konstrukcji lub udzielenia odpowiedzi na przesłane zapytanie. Brak podania tych danych uniemożliwi nam kontakt zwrotny oraz przedstawienie oferty.
Rozliczenia i realizacja montażu: Podanie danych do rozliczeń i wystawienia faktury (dane firmy lub dane osobowe nabywcy) jest wymogiem ustawowym wynikającym z przepisów prawa podatkowego (m.in. ustawy o podatku od towarów i usług).

4. Odbiorcy danych oraz przekazywanie danych poza EOG

Twoje dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom współpracującym z Administratorem wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów:

Dostawcom usług hostingowych, chmurowych i infrastruktury IT (m.in. Cloudflare Inc., platformy poczty elektronicznej i formularzy),
Biuru rachunkowo-księgowemu obsługującemu firmę,
Dostawcom systemów komunikacyjnych (np. WhatsApp / Meta Platforms Ireland Ltd. w przypadku wyboru kontaktu przez komunikator),
Podmiotom uprawnionym do uzyskania danych na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa (np. urzędy skarbowe, sądy).

Administrator nie odsprzedaje ani nie udostępnia Twoich danych podmiotom trzecim w celach marketingowych lub reklamowych.

Przekazywanie danych do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy)

W związku z korzystaniem z infrastruktury podmiotów technologicznych o zasięgu globalnym (np. Cloudflare Inc., Meta Platforms / WhatsApp), dane mogą być przekazywane do serwerów zlokalizowanych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (głównie do USA). Podstawą prawną takiego transferu są:

Uczestnictwo dostawców w programie EU-US Data Privacy Framework (Ramy ochrony danych UE-USA), uznającym adekwatny stopień ochrony danych w USA na mocy decyzji wykonawczej Komisji Europejskiej z dnia 10 lipca 2023 r.,
Wdrożone Standardowe Klauzule Umowne (SCC) zatwierdzone przez Komisję Europejską, gwarantujące najwyższy stopień ochrony i integralności danych.

Zastrzeżenie dotyczące komunikatora WhatsApp:

Korzystając z kontaktu za pośrednictwem komunikatora WhatsApp, akceptujesz regulamin oraz politykę prywatności dostawcy tej usługi (Meta Platforms Ireland Ltd.). Zachęcamy do zapoznania się z zasadami prywatności WhatsApp przed nawiązaniem kontaktu za jego pośrednictwem.

5. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Zgodnie z art. 13 ust. 2 lit. f RODO informujemy, że Twoje dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania. Wyceny pergoli, wiat oraz bram są każdorazowo opracowywane indywidualnie przez naszych doradców technicznych.

6. Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych przysługują Ci następujące prawa:

Prawo dostępu do danych: Możesz zapytać o to, jakie Twoje dane przetwarzamy i otrzymać ich kopię.
Prawo do sprostowania (poprawienia): Możesz żądać korekty danych, które są nieprawidłowe lub niekompletne.
Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”): W przypadkach przewidzianych przez art. 17 RODO.
Prawo do ograniczenia przetwarzania: Możesz wnioskować o wstrzymanie operacji na danych.
Prawo do przenoszenia danych: Dotyczy danych przetwarzanych w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub umowy.
Prawo do wniesienia sprzeciwu: Możesz w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora.

Aby skorzystać ze swoich praw, skontaktuj się z nami mailowo: lotaoutdoorsystems@gmail.com.

Przysługuje Ci również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

7. Pliki Cookies (Ciasteczka) i Prawo Komunikacji Elektronicznej

Strona internetowa stosuje mechanizmy plików cookies (niewielkie pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu końcowym Użytkownika):

Niezbędne pliki techniczne: Pliki zapewniające prawidłowe działanie strony, obsługę preferencji motywu (jasny / ciemny) oraz mechanizmy bezpieczeństwa sieciowego (Cloudflare). Zgodnie z Prawem Telekomunikacyjnym / Prawem Komunikacji Elektronicznej pliki te nie wymagają uprzedniej zgody, ponieważ są ściśle niezbędne do świadczenia usługi drogą elektroniczną.
Brak inwazyjnych trackerów: Serwis nie stosuje bez uprzedniej zgody plików profilujących ani narzędzi agregujących dane marketingowe podmiotów trzecich. W przypadku wdrożenia narzędzi statystyczno-analitycznych (np. Google Analytics 4), skrypty te uruchamiane są wyłącznie po wyrażeniu przez Użytkownika dobrowolnej zgody.

Użytkownik może w każdej chwili zmienić ustawienia dotyczące cookies bezpośrednio w swojej przeglądarce internetowej (zablokować zapisywanie ciasteczek lub usunąć już istniejące pliki).

8. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy nowoczesne środki techniczne i organizacyjne zapewniające poufność i integralność przesyłanych informacji. Komunikacja z naszą witryną jest w całości szyfrowana przy użyciu nowoczesnego certyfikatu SSL/TLS (protokół HTTPS).

9. Zmiany w Polityce Prywatności

Zastrzegamy sobie prawo do aktualizacji niniejszej Polityki w razie zmian w przepisach prawa lub wdrożenia nowych funkcjonalności w serwisie. Aktualna wersja jest zawsze publicznie dostępna pod adresem /polityka-prywatnosci.